Quand ? - L'assemblée générale des copropriétaires doit se tenir au moins une fois par an.

Même si elle se tient plus au moins à la même période - souvent il s'agit des mois de mai, juin, juillet - aucune disposition n'impose que précisemment douze mois s'écoulent entre deux assemblées annuelles.

Par qui ? - En principe, une assemblée générale est convoquée par le bras armé du syndicat des copropriétaires, le syndic de l'immeuble.

C'est généralement le cas de l'assemblée générale annuelle.

Il existe toutefois des exceptions à ce principe qui seront l'occasion d'autres publications : dérogations applicables aux petites copropriétés et copropriétés à deux, les cas d'empêchement de syndic ou lorsque le syndicat n'a pas de syndic, convocation par un copropriétaire à ses frais pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs questions qui ne concernent que ses droits et obligations.

A qui ? - Les destinataires de cette convocation doivent être tous les copropriétaires.

Des situations juridiques particulières appellent certaines précisions :

• en cas du mutation de propriété (vente par exemple), tant que le syndic ne s'est pas fait notifier le transfert de propriété, il peut régulièrement convoquer l'ancien copropriétaire (cf. l'actualité intéressante sur la perte de personnalité morale d'une SCI).
• en cas d'indivision ou de démembrement de propriété (en usufruit et nu-propriété), la convocation doit être faite au mandataire commun désigné ;
• lorsque le lot de copropriété appartient aux époux communs en biens, les deux époux doivent être convoqués ;
• lorsque le lot de copropriété appartient à un seul époux en propre, c'est ce dernier seul qui doit être convoqué ;
• pour la SCI copropriétaire la convocation doit être adressée à son gérant ;
• pour les personnes morales, la convocation est régulièrement faite au siège social de celle-ci.

Dans quelles formes ? - La convocation peut se faire par lettre recommandée avec accusé réception ou par son équivalent électronique.

Dans ce dernier cas, le copropriétaire doit avoir donné son accord pour la communication par lettre recommandée avec accusé de réception éléctronique. Il peut révoquer cet accord à tout moment.

Quel délai de convocation ? - La convocation doit être délivrée à ses destinataires au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale.

Ce délai ne court qu'à compter du lendemain de la première présentation de la LRAR et expire le dernier jour à minuit. Si le dernier jour vient à expirer un samedi, dimanche ou jour férié, le délai est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant.

Mentions obligatoires de la convocation ? - La convocation doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires telles que :

• La date et l'heure de la réunion ;
• Le lieu de la réunion qui doit dans la même commune que l'immeuble ; 
• L'ordre du jour : il est établi en concertation avec le conseil syndical et doit comporter chacune des questions précises qui seront soumises au vote de l'assemblée générale des copropriétaires.

Pour permettre aux copropriétaires de faire inscrire à cet ordre du jour des questions complémentaires, il est prévu que le syndic informe les copropriétaires par voie d'affichage de la date de la prochaine assemblée générale, de la possiblité d'y faire porter des questions complémentaires et des dispositions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967. Cet affichage doit être réalisé dans un "délai raisonnable". L'absence de cet affichage n'est toutefois pas sanctionnée par la nullité de l'assemblée.

Les copropriétaires ainsi que le conseil syndical peuvent à tout moment solliciter l'inscription à l'ordre du jour de questions complémentaires. Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec accusé réception ou par LRAR électronique si le syndic y a consenti. Pour que ces questions complémentaires puissent être inscrites à l'ordre du jour, elles doivent parvenir au syndic avant l'envoi des convocations pour permettre au syndic d'un point de vue logistique de les intégrer à la convocation, d'où l'intérêt de l'affichage préalable susévoqué. A défaut, ces questions complémentaires seront portées à l'assemblée générale des copropriétaires suivante. 

Les pièces jointes à la convocation ? - Certaines pièces, selon la situation soumise au vote de l'assemblée, doivent être obligatoirement jointes à la convocation. Parmi les cas les plus courants figurent :

• L’état financier du syndicat et de son compte de gestion général pour l’approbation des comptes ;
• Le projet de budget prévisionnel ;
• Les conditions essentielles du contrat, devis ou marché soumis à concurrence ;
• Le ou les contrats du syndic et sa fiche d’information ;
• Les "convention réglémentées" de l’article 39 du décret du 17 mars 1967 ;
• Les conventions portant sur une prestation de services hors mission du syndic ;
• Le projet de règlement de copropriété, état descriptif de division et état de réparation des charges si des modifications doivent être votées ;
• Projets de résolutions pour certains travaux (par exemple economie d'energie, travaux rendus obligatoires par la loi ou le règlement, suppression de vides-ordures pour des impératifs d'hygiène)
• Projet de résolutions sur les délégations de pouvoir ;
• Projet de résolution pour introduire une demande justice, pour autoriser la saisie immobilieres avec le montant de la mise à prix ;
• Le projet de contrat et proposition d'engagement de caution en cas d'emprunt du syndicat des copropriétaires.

D'autres pièces sont notifiées à titre informatif :

• Les annexes au budget prévisionnel ;
• L’état des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération
• L’avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire sur un marché ou un contrat ;
• Le compte-rendu annuel de la mission du conseil syndical ;
• Le projet individuel de répartition de comptes pour chaque copropriétaire, en vue de l’approbation des comptes par l’assemblée ;
• Le descriptif détaillé des travaux d’accessibilité de leur logement aux personnes handicapées ou  mobilité réduite affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble ;
• Une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l'emprunt collectif si sa souscription est à l'ordre du jour ;
• Le rapport du conseil syndical rendant compte de sa délégation de pouvoirs de l’article 21-5 loi de 1965.

Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges ? - Lorsqu'une assemblée est amenée à se prononcer sur les comptes de la copropriété - ce qui est le cas de la majorité des assemblées générales annuelles - le syndic tient à la disposition des copropriétaires les justificatis des charges pour consultation entre la date de la convocation et la tenue de l'assemblée.

Le syndic fixe le lieu et l'heure de consultation possible des originaux ou des copies. Souvent il va s'agir soit de son siège, soit du lieu où les copropriétaires sont accueillis habituellement (une agence par exemple).

Ces informations doivent être précisées dans la convocation et la durée de consultation ne peut être inférieure à un jour ouvré.

A noter que le syndic n'a pas a communiquer individuellement copie des pièces justificatives au copropriétaire, même si ce dernier en finance l'envoi postal (cf. l'actualité jurisprudentielle récente : Cass. Civ. 3, 9 février 2022, n°21-11.197).

Sanctions d'une convocation irrégulière ? - L'irrégularité de la convocation (défaut de qualité de son auteur, absence de convocation d'un copropriétaire ou irrégularité de sa convocation, défaut de mentions obligatoires) peut emporter la nullité de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires.

Cette dernière devra impérativement être soulevée dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'assemblée par la voie d'une assignation devant le Tribunal judiciaire.

Seule le copropriétaire irrégulièrement convoqué ou non convoqué, défaillant ou opposant, pourra solliciter l'annulation de l'assemblée générale.

Les autres contestations relatives à la tenue de l'assemblée générale des copropriétaires elle-même ainsi que leurs modalités de mise en oeuvre feront prochainement l'objet d'un article distinct.

La question de la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires n'est donc pas si anodine et mérite la plus grande vigilance.